Контур путевые листы и ГСМ

Контур: Путевые листы и учёт ГСМ в 2025 году — детальный обзор

Введение

В 2025 году управление автопарками становится более сложным и ответственным. Путевые листы и учёт горюче-смазочных материалов (ГСМ) играют ключевую роль в этой системе. Эти документы необходимы для прозрачности, контроля финансовых затрат и соответствия действующим законодательным нормам. В данной статье мы детально рассмотрим, как правильно оформлять путевые листы и вести учёт ГСМ, учитывая последние изменения в законодательстве.

1. Путевой лист: его предназначение и важность

Путевой лист — это официальный документ, фиксирующий использование транспортного средства. Он служит для:

• подтверждения того, что автомобиль использовался в служебных целях;

• учёта пробега и расхода топлива;

• обеспечения безопасности перевозок;

• соблюдения налогового и трудового законодательства;

• расчёта и списания ГСМ;

• проведения внутреннего и внешнего аудита.

Игнорирование путевых листов может привести к штрафным санкциям и потере налоговых вычетов.

2. Обязательные данные, которые должны содержаться в путевом листе

Согласно приказу Минтранса № 390 с изменениями от 5 мая 2023 года, путевой лист обязан содержать следующие сведения:

• Срок действия: дата или период.

• Информация об организации или ИП: название, адрес, ИНН, ОГРН.

• Данные о транспортном средстве: марка, госномер, тип, одометр.

• ФИО водителя, номер удостоверения, табельный номер.

• Медицинские отметки: допуск к вождению после осмотра, подпись врача.

• Технический контроль: отметка о проведённой проверке ТС.

• Цель поездки: коммерческие, логистические и прочие.

• Маршрут следования, если он известен заранее.

Все поля должны быть заполнены без пропусков и ошибок. Документ должен быть заверен подписями ответственных сотрудников.

3. Электронные путевые листы (ЭПЛ): преимущества и возможности

С каждым годом всё больше компаний переходят на электронные путевые листы. Это значительно упрощает процесс документооборота и минимизирует вероятность ошибок. К основным преимуществам ЭПЛ относятся:

• автоматическая генерация и проверка данных;

• интеграция с GPS и ГЛОНАСС;

• доступ к архиву из любой точки;

• защита от подделок с использованием электронной подписи;

• экономия времени и ресурсов.

Для внедрения ЭПЛ необходимо подписать договор с оператором электронного документооборота, получить квалифицированную электронную подпись и интегрировать сервис с бухгалтерской системой.

4. Учёт ГСМ: необходимость и преимущества

ГСМ — это все виды топлива, масла и технические жидкости, используемые в процессе эксплуатации транспортных средств. Учёт ГСМ позволяет:

• контролировать топливо-энергию расход;

• выявлять случаи перерасхода;

• рассчитывать экономическую эффективность поездок;

• планировать закупки;

• осуществлять учёт списаний.

Важно подтверждать обоснованность всех расходов: любые отклонения от установленных норм должны документироваться.

5. Процесс учёта ГСМ

5.1. Закупка и оприходование ГСМ

• Получение накладной, акта или кассового чека.

• Регистрация документа в бухгалтерском учёте.

• Указание места хранения: склад, резервуар или канистра.

• Присвоение идентификаторов партиям и контроль сроков годности (для масел).

5.2. Осуществление списания

Способы списания ГСМ включают:

• по нормативам на 100 км пробега;

• на основании путевых листов;

• с учётом остатка топлива в баке на начало и конец рейса.

5.3. Анализ результатов учёта

Этапы анализа:

• Сравнение с установленными нормативами;

• Построение диаграмм расхода материалов;

• Внедрение показателей KPI для оценки экономии.

6. Нормы расхода ГСМ

Нормативы расхода топлива определяются:

• производителем автомобиля;

• в зависимости от региона и времени года;

• с учётом специфики маршрута: груз, пробки, рельеф местности.

Компании могут разрабатывать свои внутренние нормативы, но они должны быть утверждены руководителем, согласованы с бухгалтерией и интегрированы в учётную политику.

7. Современные инструменты для учёта ГСМ

На сегодняшний день учёт можно вести не только на бумаге, но и с помощью IT-сервисов. Популярные примеры:

• Контур.Маршрут;

• 1С:Управление автотранспортом;

• Логистические модули CRM;

• Мобильные приложения для водителей.

Функциональные возможности таких инструментов включают:

• контроль пробега через GPS;

• автоматическое формирование путевых листов;

• анализ перерасхода;

• уведомления о плановых технических обслуживаний и замене масел.

8. Ответственность за ошибки и нарушения в учёте ГСМ

Неправильное ведение учёта ГСМ может привести к следующим последствиям:

• штрафы от налоговых органов (в соответствии со статьями 120 и 122 НК РФ);

• отказ в налоговом вычете;

• претензии от сотрудников (в случае использования личного автотранспорта);

• сбои в логистике и поставках.

Регулярные внутренние проверки и контроль за документацией помогут минимизировать эти риски.

9. Специфика для индивидуальных предпринимателей и малых предприятий

Индивидуальные предприниматели, особенно без сотрудников, часто пренебрегают оформлением путевых листов. Однако:

• при проверке их расходов на ГСМ они также должны их подтверждать;

• компенсации водителю, если используется автомобиль наемного работника, требуют оформления;

• наличие путевого листа позволяет обосновывать списания в Книге учёта доходов и расходов.

Оптимальным решением является использование простых ЭПЛ-сервисов, которые минимально нагружают бюджет.

10. Ответы на популярные вопросы

Как часто следует оформлять путевые листы?

Чаще всего — ежедневно, однако возможно оформление на срок до месяца, если используется один и тот же маршрут и водитель.

Можно ли не оформлять путевые листы для редкого использования автомобиля?

Нет. Даже одноразовое служебное использование требует оформления документа.

Какой документ подтверждает нормативы расхода?

Это может быть внутренний приказ или инструкция от производителя. Главное, чтобы документ был утверждён руководителем.

Требуется ли путевой лист при аренде автомобиля с экипажем?

Да, арендатор несёт ответственность за его оформление.

Как списать излишки топлива?

Это делается через внутренний акт или корректировку учёта с указанием причин, таких как возврат, неверный замер или служебная ошибка.

Заключение

Путевые листы и учёт ГСМ в 2025 году остаются важными компонентами транспортной логистики и бухгалтерского контроля. Автоматизация процессов и переход на электронные решения делают эти аспекты менее трудоёмкими, но не менее значимыми. Соблюдение нормативных требований, обучение сотрудников и регулярная проверка документов обеспечат эффективность и юридическую безопасность вашего автопарка.